Buchhaltung gehört zu den Aufgaben, die so mancher Selbständige lieber aufschiebt, aber es gibt auch Anwender unter uns, die es lieben mit Zahlen zu hantieren, besonders natürlich, wenn die Zahlen für uns positiv sind.  Mit analogen Methoden oder veralteter Software entstehen dabei aber mitunter unnötige Kosten und sehr sicher kosten die „alten“ Verfahren oftmals auch mehr Zeit. Moderne Online-Buchhaltungslösungen wie sevdesk oder Lexware Office bieten hier eine attraktive Alternative, die nicht nur effizienter, sondern nicht selten auch kostengünstiger ist. Es lohnt also einen Blick darauf zu werfen, wie man mit modernen Online-Buchhaltungen, teils auch mit KI-Unterstützung, Zeit und Geld sparen kann, und Buchhaltung stressfrei und effizient wie auch fehlerfrei zu gestalten.

© David – stock.adobe.com

Warum lohnt es sich auf eine Online-Buchhaltung umzusteigen?

Reduzierte Kosten

• Weniger Ausgaben für Steuerberater: Statt jeden Beleg manuell zum Steuerberater zu bringen, lassen sich Unterlagen digital vorbereiten und übermitteln. Viele Online-Buchhaltungstools wie sevDesk oder Lexware erstellen automatisch Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und Umsatzsteuervoranmeldungen, was die Kosten für professionelle Beratung erheblich senken kann. Auch bieten diese Tools die Möglichkeit, dass ein Steuerberater direkten Zugriff auf die Zahlen bekommt, bequem vom eigenen Büro aus, wann immer es zeitlich passt.
• Keine Papierverwaltung: Drucker, Toner, Papierordner – eine analoge Buchhaltung hat ihren Preis, die man auf dem ersten Blick vielleicht gar nicht sieht. Online-Lösungen speichern alle Daten sicher in der Cloud. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Platz.

Zeitersparnis

• Automatisierte Prozesse: Online-Tools erfassen Belege automatisch und sortieren diese in die richtigen Kategorien. Wir als Anwender ersparen uns, was früher blich war: stundenlanges sichten und prüfen von Quittungen, denn diese erledigt heute Software in wenigen Sekunden.
• Integrierte Schnittstellen: Gute Online Buchhaltungssoftware bietet eine Anbindung ans Online-Banking wie auch dem Finanzamt. Somit kann der Anwender sehr einfach und effektiv Kontoauszüge importieren oder Steuerdaten bei Fälligkeit per Knopfdruck übermitteln.

Erfolgsgeschichten von Nutzern

Marie, Grafikdesignerin aus Berlin

Marie hat ihre Buchhaltung jahrelang manuell gemacht und dabei viel Zeit verloren. Seit sie auf Lexware Office umgestiegen ist, erledigt sie ihre monatlichen Aufgaben in weniger als einer Stunde. „Früher musste ich jede Rechnung einzeln eingeben. Jetzt scannt die Software alles automatisch und erstellt sogar die Umsatzsteuervoranmeldung für mich.“

Tobias, Freelancer im IT-Bereich

Tobias hatte immer Schwierigkeiten, den Überblick über seine Finanzen zu behalten. Mit sevDesk hat er nicht nur seine Buchhaltung digitalisiert, sondern auch seinen Cashflow optimiert. „Das Tool zeigt mir genau, welche Rechnungen noch offen sind, und gibt Tipps, wie ich meine Ausgaben besser planen kann. Ich spare damit locker 300 Euro im Jahr, die ich früher für zusätzliche Beratung ausgegeben habe.“

Praktische Tipps für den Einstieg in die Online-Buchhaltung

1. Nutze Testphasen: Anbieter wie sevdesk oder Lexware bieten kostenlose Testphasen an. So kannst du die jeweiligen Lösungen unverbindlich ausprobieren und prüfen, welche der Lösungen jeweils für dich am besten passt. Es ist meist nicht so, dass eine Lösung besser als eine andere ist, sondern meistens nur so, dass eine Lösung einfach besser zu den eigenen Wünschen und Anforderungen passt.
2. Datenstruktur vorbereiten: Vor dem Umstieg lohnt es sich vorhandene Unterlagen  zu digitalisieren. Scanne Belege und speichern diese in einer gut organisierten Ordnerstruktur.
3. Automatisierungen aktivieren: Nutze die automatisierten Funktionen der Software, z. B. die Belegerkennung und den Bankabgleich. Das spart Dir viel Zeit und reduziert Fehler. Lerne von Anfang an mit diesen Funktionen zu arbeiten und mache diese zu einem Teil deiner Routine.
4. Schulungen besuchen: Es ist nicht zwingend, aber nutze Tutorials oder Webinare an, um den Einstieg zu erleichtern. Es lohnt sich ein wenig Zeit zu investieren, um ein Tool effizient nutzen zu können. Oftmals spart diese Investition in etwas Zeit hinterher viel mehr Zeit als die, die man zum Kennenlernen investiert hat.

Online-Buchhaltung: Ein einfacher Schritt zu mehr Effizienz

Der Umstieg auf eine Online-Buchhaltung ist eine Investition, die sich meist sehr schnell auszahlt. Man spart nicht selten sogar Kosten, vor allem aber gewinnt man wertvolle Zeit für das eigentliche Kerngeschäft. Mit Tools wie sevdesk oder Lexware Office gelingt der Wechsel mit ein wenig Einarbeitung einfach und unkompliziert. Probieres es einfach aus, nutze Angebote für den Einstieg und/oder kostenlose Testphasen, um die einzelnen Lösungen zu testen – deine Buchhaltung wird es dir danken!