Ein Social Intranet für Unternehmen, welches Gebrauch von den heutigen technischen Möglichkeiten macht, bietet Unternehmen und Mitarbeitern eine zeit- und raumunabhängige Kommunikations- und Informationsplattform, welche viele zeitaufwendige Prozesse vereinfacht, aber auch neue Möglichkeiten wie spontane Videokonferenzen von überall oder dem erleichterten Einbringen von Ideen durch Mitarbeiter eröffnet. Dabei steht besonders auch der soziale und menschliche Aspekt bei einer solchen Unternehmensplattform im Vordergrund, bei dem es auch um das Miteinander im Unternehmen geht und nicht alleine um eine rein funktionsorientierte Plattform. Dies lässt erahnen, dass es dabei um eine sehr zukunftsorientierte Umsetzung aus dem Bereich „Arbeiten 4.0“ handelt, also ein Prozess, der die moderne Arbeitswelt stark verändern und beeinflussen wird.
Lesenswerte Informationen zum Thema, auch für Unternehmen, die selber die Implementierung eines solchen eigenen Social Intranets planen oder zumindest andenken, finden sich im Artikel „Deutsche Bahn startet Social Intranet“, der sich mit dem Start eines solchen Intranets mit Namen „DB Planet“ durch die Deutsche Bahn im Rahmen des Projektes Arbeitswelten 4.0 befasst.
Neben dem Artikel gibt es auch ein dazu passendes Video, in dem Frau Antje Neubauer, Leiterin der Abteilung PR & Interne Kommunikation aufzeigt, welche Vorteile sie persönlich in der Nutzung eines Social Intranets sieht (auf YouTube) »
Welche Vorteile bietet ein Social Intranet für Unternehmen?
„Das Social Intranet macht mein Arbeitsleben viel unkomplizierter. Ich kann jetzt ganz einfach mit meinen nationalen, internationalen Kollegen in Kontakt treten. Früher wenn ich auf Reisen gegangen bin hatte ich mein schweres Notebook dabei, musste mich recht kompliziert über VPN einwählen, um ins Intranet zu kommen oder auf die Laufwerke. Das ist heute alles dabei!” ist eine Kernaussage von Frau Antje Neubauer im Video, die schon aufzeigt, welche Vorteile und Möglichkeiten ein solches Intranet bieten kann.
Grundsätzliches Ziel ist es eine gemeinsame Plattform im Unternehmen zu schaffen, auf die Mitarbeiter von überall auf einfache Weise zugreifen können. Ein Social Intranet ist dabei von der Grundidee deutlich inspiriert von den positiven Aspekten bekannter privater sozialer Netzwerke:
- Es erleichtert den Informationsfluss zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. Mitarbeiter können sich zu jeder Zeit und an jedem Ort über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen informieren und wenn gewünscht diese auch bewerten, was Unternehmen wiederum eine Rückmeldung von Mitarbeitern ermöglicht, was dann in zukünftigen Entscheidungen berücksichtigt werden kann. Die Qualität von Entscheidungen kann durch dieses Feedback erhöht werden.
- Es ermöglicht den Zugang und Austausch von Dokumenten, gegebenenfalls auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Mitarbeitern kann auch die Möglichkeit gegeben werden, über ihr Profil eigene Ideen und Vorschläge einzubringen. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich mehr trauen und mehr gehört werden, was positive Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse und die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens haben kann.
- Es ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern, auch – wenn technisch möglich – mit Video. Dies bietet sich auch als Alternative zu klassischen Meetings an. Videomeetings können kurzfristiger angesetzt werden, zudem wird der Zeitaufwand deutlich verringert, da z. B. An- und Abreise von Mitarbeitern entfallen. Es ist nicht unbekannt, dass viele Mitarbeiter zu häufige Meetings und Besprechungen oftmals als Zeitkiller empfinden. Vereinfachte Kommunikationswege durch Implementierung entsprechender Applikationen in einem Social Intranet optimieren aber nicht nur Prozesse, sondern die ermöglichte Spontanität kann auch neue kreative Freiräume schaffen.
- Ein Social Intranet trägt zum modernen Arbeitsplatz bei, bei dem Mitarbeiter zeitlich und räumlich flexibel arbeiten, wodurch auch individuelle Lebensumstände besser berücksichtigt werden können.
Stärkung des Zusammengehörigkeitsgefühls im Unternehmen
Ein Social Intranet hat aber nicht nur Prozessvorteile wie eine schnellere Beschaffung von Dokumenten und Informationen, sondern es kann auch das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen deutlich stärken. Die Verbindung zum Unternehmen, aber auch zwischen Mitarbeitern, kann gestärkt werden.
Damit ein Social Intranet für Unternehmen funktioniert, ist dabei natürlich die Einbindung der Mitarbeiter notwendig. Einerseits durch Datenschutz ohnehin gegeben, ist es auch wichtig, dass das interne Intranet von jedem auch einfach genutzt werden kann und dass es gleichzeitig genau die Funktionen anbietet, die im Unternehmen benötigt werden.
Trotz aller Vorteile beinhaltet es natürlich auch gewisse Risiken, zum einen die sichere Abschottung nach außen und das Sicherstellen, dass alle im Intranet hinterlegten Informationen geschützt sind. Ebenso wichtig ist es aber auch, dass das Social Intranet nicht zur Ablenkung für Mitarbeiter wird, d. h., es muss sichergestellt werden, dass das Social Intranet zielgerichtet genutzt wird und nicht zur übermäßigen Ablenkung von der eigenen Tätigkeit führt, wobei andererseits aber auch nicht Freiräume geblockt werden sollten, womit die Kreativität von Mitarbeitern behindern werden könnte.
Fazit: Lohnt ein Social Intranet für Unternehmen?
Die Einführung eines Social Intranets bietet viele Vorteile, so kann dieses Geschäftsprozesse optimieren, den Informationsfluss im Unternehmen verbessern, die Kreativität erhöhen und nicht zuletzt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen stärken. Dabei gilt es aber natürlich sicherzustellen, dass eventuelle technische Hürden überwunden werden, Mitarbeiter eingebunden werden sowie Datenschutz und Sicherheit gewährleistet werden – ein Aufwand, der sich angesichts der Vorteile aber lohnt.
Interessant ist ein Social Intranet besonders für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, eventuell auch an unterschiedlichen Standorten, aber auch für Unternehmen, bei denen Mitarbeiter häufig mobil oder/und flexibel arbeiten.
Hinweis: bei dem Artikel handelt es sich um einen „Sponsored“ Artikel. Zur Ausgestaltung des Inhaltes wurden dabei aber – außer dem Thema an sich – keine Vorgaben gemacht. Der Inhalt spiegelt also eine freie Meinung des Autors wieder.
