Als Selbstständiger hast du zwar die Freiheit, dein eigener Chef zu sein, dafür musst du allerdings auch alles selber regeln und in in die Hand nehmen und zu diesen Dingen gehört auch das Thema Steuern.  Dieses Thema könnte auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit ein wenig Basis Wissen hat man zumindest die Grundlagen verstanden, womit man potenzielle Stolpersteine umgehen kann.

Dieser kleine Artikel kann Dir nicht alles bis ins Detail erklären, aber er gibt Dir doch eine durchaus umfassende Einführung in die Themen Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer. Das Ganze habe ich ergänzt durch praktische Tipps, um deine Steuerlast zu optimieren, aber hier gäbe es natürlich noch viel mehr zu sagen.

Die Einkommensteuer – wenn Du Gewinn machst und ein bisschen mehr

Die Einkommensteuer ist die Steuer auf den Gewinn, den du als Selbstständiger erwirtschaftest. Dabei handelt es sich um den Betrag, der übrig bleibt, nachdem du alle betrieblichen Ausgaben von deinen Einnahmen abgezogen hast. Die Grundlage für die Ermittlung des Gewinns bildet entweder die Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) oder, bei größeren Unternehmen, eine Bilanz. Du kannst eine EÜR mit Programmen wie lexware office oder auch sevdesk  recht schnell und elegant erstellen lassen, wenn du diese Programme konsequent für deine Online-Buchhaltung verwendet hast. Den dort ermittelten Gewinn kannst Du dann in die entsprechenden Formulare deiner Einkommenssteuererklärung, etwa WISO Steuer oder der bekannten Online-Einkommenssteuersoftware smartsteuer übertragen.

Der progressive Steuersatz der Einkommensteuer bedeutet, dass der prozentuale Steueranteil mit steigendem Einkommen zunimmt. Es ist daher wichtig, regelmäßig deine Gewinne zu prüfen und rechtzeitig Rücklagen zu bilden, da Einkommensteuerzahlungen quartalsweise als Vorauszahlungen fällig sind.

Diese erfolgen in der Regel am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember eines Jahres. Solltest du höhere Einkünfte erzielen, kann es sinnvoll sein, zusätzliche Steuerstrategien wie Investitionen oder die Nutzung von steuerbegünstigten Altersvorsorgeprodukten wie der Rürup-Rente zu prüfen.

Es gibt glücklicherweise einen Freibetrag. Der Grundfreibetrag in der Einkommensteuer liegt 2025 für Ledige bei 12 096 Euro und bei Verheirateten 24 192 Euro. D. h erst, wenn Dein Gewinn diesen Freibetrag überschritten hat, musst Du überhaupt Einkommensteuer (und eventuell auch Kirchensteuer) bezahlen.

In der Regel gibst Du die Einkommensteuererklärung und damit auch die EÜR spätestens zum 31. Juli eines Jahres ab. Der genaue Abgabe Termin kann von Jahr zu Jahr schwanken, in 2025 ist es aber tatsächlich der 31 Juli. Der Abgabetermin kann individuell abweichen, beispielsweise, wenn eine Steuerberater diese Aufgabe für Dich übernimmt oder auch, wenn Du eine Fristverlängerung beantragt hast.

Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Die Umsatzsteuer, auch bekannt als Mehrwertsteuer, wird auf die von dir erbrachten Leistungen oder verkauften Produkte erhoben. Für viele Selbstständige gehört die Umsatzsteuer zu den zentralen steuerlichen Verpflichtungen, da sie in fast allen Geschäftsbereichen präsent ist. Der Regelsteuersatz beträgt 19 %, während für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, wie etwa Bücher oder Lebensmittel, der ermäßigte Satz von 7 % gilt.

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer bist du verpflichtet, diese Steuer in deinen Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Gleichzeitig kannst du die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die du selbst für betriebliche Ausgaben gezahlt hast, gegenrechnen.

Eine Ausnahme bildet die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die dich von der Umsatzsteuerpflicht befreit, wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag (bis 2025 lag die Grenze bei 22.000 Euro) und im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten wird (war 50.000 Euro). Wichtig: Im Unterschied zu den bisherigen Regelungen (Brutto-Grenze) handelt es sich bei den ab 2025 gültigen neuen Umsatzgrenzen um Netto-Grenzen.

Es lohnt sich für dich, sorgfältig zu prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung für dich finanziell vorteilhaft ist. Beachte, dass die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich erfolgt und jeweils am 10. des Folgemonats fällig ist. Zudem muss die Jahresumsatzsteuererklärung bis zum 31. Juli des Folgejahres eingereicht werden. Der 31 Juli ist der Regeltermin, der genaue Termin kann aber auch mal abweichen.

Die Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer ist eine weitere Steuerart, die jedoch nur für gewerbliche Selbstständige relevant ist. Die Gewerbesteuer fließt an die Gemeinde, in der dein Geschäft gemeldet ist. Wechselst dein Standort unterjährig, so ist wird der Betrag entsprechend an beide Gemeinden verteilt, in Abhängig von der Dauer. Das kann dann für Dich ein wenig kompliziert werden, den Gewinn für die jeweileuge Zeitdauer zu ermitteln.

Freiberufler, wie etwa Ärzte, Journalisten oder Ingenieure, sind von der Gewerbesteuer ausgenommen. Die Gewerbesteuer wird auf den sogenannten Gewerbeertrag erhoben, der dem Gewinn ähnelt, jedoch um bestimmte Positionen bereinigt wird. Von diesem Gewerbeertrag wird ein Freibetrag in Höhe von 24.500 Euro abgezogen, bevor die Steuer berechnet wird. Der Hebesatz, der den endgültigen Steuerbetrag bestimmt, wird individuell von deiner Gemeinde festgelegt und kann stark variieren. Du kannst Dich auf der Seite deines Standorts, also wo dein Gewerbe gemeldet ist, über den genauen Hebesatz informieren.

Auch bei der Gewerbesteuer sind vierteljährliche Vorauszahlungen üblich, die am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig werden. Eine vorausschauende Planung von Investitionen kann dir helfen, deine Steuerlast zu senken und den Gewerbeertrag gezielt zu minimieren.

Steuerlast optimieren

Um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der dir nicht nur bei der Steuererklärung hilft, sondern auch Potenziale für Steuerersparnisse aufzeigt. Mithilfe moderner Buchhaltungssoftware kannst du außerdem deine Finanzen effizient verwalten und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Es ist ratsam, etwa 30 % deines Gewinns für Steuerzahlungen zurückzulegen, um unerwartete Nachzahlungen ohne Stress bewältigen zu können. Nutze zudem alle Möglichkeiten zur Absetzung von Betriebsausgaben, wie beispielsweise für Hardware, Arbeitszimmer, Fachliteratur, Seminare oder Arbeitsmittel und einiges mehr.

Auch eine Steuersoftware wie WISO Steuer hilft dir mit umfangreichen Hinweisen und Tipps beim Steuern sparen. Allgemein wird ja in vielen Artikel zum Thema auf einen Steuerberater verwiesen, quasi alternativlos, dabei wird aber gerne vergessen, dass bei vielen Selbstständigen der Gewinn in einem Bereich liegt, der die Kosten hierfür eher nicht rechtfertigt. Zum Einen benötigt man seinen Gewinn anderes, zum anderen gibt es auch nicht so viel Optimierungspotenzial. Bei sehr hohen Gewinnen sieht dies natürlich anders aus.

Sorgfältige Finanzplanung und Einhalten aller Fristen geben Frieden

Mit diesem erweiterten Wissen über die steuerlichen Grundlagen für Selbstständige kannst du nicht nur deine steuerlichen Verpflichtungen besser erfüllen, sondern auch gezielt Sparpotenziale ausschöpfen. Eine sorgfältige Finanzplanung und das Einhalten aller Fristen geben dir die nötige Sicherheit, um dich voll und ganz auf deine unternehmerischen Ziele zu konzentrieren.